CONSEILS GÉNÉRAUX

L’accompagnement est un processus axé sur le cheminement et sur les apprentissages des stagiaires, et qui prend appui sur la relation professionnelle établie entre la personne qui accompagne et celle qui est accompagnée.

Vous aimeriez améliorer vos compétences et vos connaissances en matière de supervision? Consultez nos ressources pour vous aider à mieux comprendre ce rôle.

Accueil et intégration des stagiaires

L’attention portée à l’accueil des stagiaires permet de partir sur de bonnes bases et de donner le ton pour la suite du stage. Voici quelques conseils afin de favoriser l’intégration réussie des stagiaires :

Avant l’arrivée

Prévoir tous les accès nécessaires pour votre stagiaire (clé, casier, espace de travail, adresse courriel, carte de sécurité, etc.) ;
Partager toutes les informations pertinentes pour la première journée, incluant l’adresse, le point de rencontre, l’heure d’arrivée, l’horaire de travail attendu, le matériel à apporter, et la tenue vestimentaire, s’il y a lieu ;
Au besoin, faire parvenir une copie du guide d’accueil ou les informations en lien avec le code d’éthique de l’organisme, l’organigramme, la politique de confidentialité des dossiers, les règles en matière de santé et sécurité, la politique en matière de harcèlement, etc.

La première journée du stage

Avoir un espace de travail (s’il y lieu) prêt pour votre stagiaire, avec le matériel requis (par exemple : ordinateur, cahier de notes, stylo, uniforme, équipement de protection individuelle, etc.) ;
Accueillez votre stagiaire à son arrivée afin de pouvoir lui montrer les locaux de votre organisme et, si pertinent, son espace de travail ainsi que lui présenter l’équipe. Soyez disponible pour discuter des tâches et du mandat attendus. Il s’agit aussi d’un bon moment pour partager toute documentation pertinente pour l’aider à comprendre son nouveau rôle ;
Communiquer les attentes quant au déroulement prévu du stage : l’approche pour offrir de la rétroaction, la fréquence des rencontres de supervision et les échéanciers prévus, s’il y a lieu
Prévoir du temps pour des questions. Il s'agit d'un moment qui peut favoriser une relation de confiance et permettre de mieux connaître votre stagiaire ainsi que ce que le stage peut lui offrir.

Le stage se déroulera en télétravail ? Consultez les Trucs pour accueillir un stagiaire à distance, produit par Enseignement coopératif et apprentissage intégré au travail (ECAIT) Canada et traduit par le Service des stages et du développement professionnel de l’Université de Sherbrooke.

Qualités et compétences attendues

Au-delà des connaissances disciplinaires et du parcours professionnel de la personne superviseure de stage, plusieurs attitudes, postures ou compétences peuvent favoriser le développement professionnel des stagiaires.

Compétences

Établir une relation collaborative avec la personne stagiaire ;
Accueillir la personne stagiaire dans sa différence, c’est-à-dire en considérant sa personnalité, ses forces, ses défis, son mandat de stage et le point où elle est rendue dans son parcours;
Manifester de l’ouverture et de la disponibilité envers la personne stagiaire ;
Soutenir la pratique réflexive de la personne stagiaire, soit l’encourager à se questionner quant aux actions (démarches, méthodes employées, analyses, etc.), aux raisonnements qui les orientent et à leurs effets ;
Pratiquer l’écoute active ;
Fournir de la rétroaction constructive et efficace en temps opportun ;
Lorsque pertinent, faire preuve de retenue afin de permettre à la personne stagiaire d’agir de façon autonome ;
Participer à l’évaluation des apprentissages de la personne stagiaire et collaborer avec l’instance désignée pour offrir un soutien en cas de difficulté ou une situation d’échec ;
En fin de stage, communiquer les retombées identifiées par la personne stagiaire quant à son avenir professionnel.

Attitudes personnelles

L’ouverture et la considération ;
L’empathie, la sensibilité et l’encouragement ;
La transparence, l’honnêteté, la congruence et l’intégrité à travers le processus d’accompagnement ;
La flexibilité et la disponibilité à la fois physique et mentale ;
La confiance en soi.

Conseils sur la délégation du travail

Un des défis de l’accueil de stagiaires est la délégation des tâches et l’accompagnement graduel vers une plus grande autonomie professionnelle. La délégation du travail comporte des avantages à long terme : pour les apprenantes et les apprenants, elle permet de développer l’estime de soi, la motivation au travail et mène à « l’empowerment » des stagiaires ; pour les équipes auxquelles ils et elles sont intégrées, elle permet d’améliorer la productivité, la coordination des tâches et la performance, en profitant des compétences et des domaines de spécialisation de chacun et de chacune.

Il peut toutefois être difficile pour de nombreux superviseurs et de nombreuses superviseures de stages de savoir comment s’y prendre. Quelles tâches attribuer? Quelle autonomie accorder? Et comment faire intervenir une personne qui est toujours en processus d’apprentissage?

En pratique

Le milieu de stage doit d’abord avoir bien balisé et défini soit le mandat, le projet ou la tâche particulière à accomplir. Y’a-t-il plusieurs étapes? Si oui, quelle est la responsabilité à attribuer à la personne stagiaire?
Le milieu de stage doit aussi comprendre et pouvoir communiquer les objectifs à atteindre avec la réalisation de la tâche ou du projet.
Il faut ensuite réfléchir aux méthodes à utiliser ou aux moyens dont la personne stagiaire dispose pour effectuer le projet ou la tâche. Si aucun processus n’est proposé par le milieu de stage, est-il attendu que la personne stagiaire en élabore un?
Enfin, quels sont les résultats attendus?

Les facteurs d'une délégation efficace

Une délégation efficace repose sur une évolution dans le temps du niveau de responsabilité des tâches. Elle dépendra donc des éléments suivants :

Développer graduellement une relation de confiance entre la personne superviseure de stage et la personne stagiaire ;
La clarté des rôles, notamment celui du ou de la stagiaire ;
Une communication claire quant aux attentes envers la personne stagiaire et aux objectifs liés au projet ou à la tâche ;
Lorsque possible et souhaitable, l’inclusion de la personne stagiaire dans la prise de décisions ;
Le juste équilibre entre la confiance et le suivi de la part de la personne superviseure, en cours d’exécution de la ou des tâches. Les suivis peuvent s’espacer progressivement avec le temps et en fonction des résultats atteints ;
Reconnaître que le travail effectué par le ou la stagiaire sera accompli différemment que par un membre régulier de l’équipe.

Particularités des milieux cliniques

Quelques questions additionnelles se posent dans le contexte de stages en milieux cliniques. L’Association canadienne de protection médicale (ACPM) propose d’ailleurs une série de considérations pour les personnes superviseures de stages, lorsqu’il est question de la délégation d’actes de soins de santé.

Le site de l’APCM offre d’ailleurs des conseils en matière de bonnes pratiques sur la supervision de stage en contexte de soins de santé, de façon plus générale. Ceux-ci pourraient être utiles pour de nombreux contextes cliniques.

Offrir de la rétroaction constructive

Apprendre à offrir une rétroaction qui favorise le développement professionnel est un des défis additionnels de la supervision de stagiaires. Il s’agit toutefois d’une compétence essentielle afin de permettre non seulement à la personne stagiaire d’évoluer dans son poste ou dans ses tâches et de s’épanouir, mais également à l’équipe d’assurer le succès du stage.

Comment faciliter le partage de rétroaction ?

Favoriser un climat de confiance et agréable à la communication ou la discussion ;
Établir une relation solide entre la personne superviseure et le ou la stagiaire ;
Favoriser un climat qui encourage les stagiaires à poser des questions et à exprimer, par exemple, des inquiétudes quant aux tâches demandées ;
Offrir de la rétroaction en continu, soit à un rythme régulier (rencontres de suivi préétablies), soit lorsque certaines tâches sont accomplies. Le contenu de l’évaluation finale de stage ne devrait pas être une surprise pour la personne stagiaire ;
Considérer l’estime de soi de la personne stagiaire ;
Considérer le niveau de formation du ou de la stagiaire dans la formulation des attentes ;
Contrebalancer la peur de l’échec ou de la mauvaise note en valorisant le processus plutôt que les succès instantanés.

Conseils de formulation des rétroactions

Utiliser des exemples clairs et spécifiques de comportements, d’interventions, de tâches ou d’actions à éviter ou à modifier ;
Choisir le moment avec la personne stagiaire ainsi que l’endroit appropriés pour la rencontre, et en limiter la durée ;
Éviter de commenter les traits de personnalité de la personne stagiaire ;
S’assurer de permettre un échange entre la personne superviseure et stagiaire ;
Proposer des stratégies pour l’amélioration ou des alternatives aux comportements, tâches ou actions à modifier ou à éviter ;
Vérifier la compréhension de la personne stagiaire par rapport à la rétroaction donnée ;
Mettre l’accent sur les occasions d’apprentissages plutôt que sur les erreurs.

Important

Identifier les différents obstacles, autant liés à la personne stagiaire qu’au milieu de stage, qui pourraient limiter l’atteinte des objectifs (motivation, tâches, projet, interventions, etc.) ;
Effectuer des suivis quant aux changements demandés ;
Reconnaître le changement ou le progrès, lorsque pertinent ;
Continuer à favoriser et à entretenir une relation positive avec la personne stagiaire ;